По-другому, к сожалению, не получится.
На одной бывшей работе проводил эксперимент. В течение месяца при обмене адресами электронной почты по телефону сначала произносил по английской транскрипции, если не понимали, то по немецкой. За весь этот месяц (в день от 100 до 300 заказов, примерно столько же раз приходилось и диктовать адрес) только пять(!) раз поняли с первой попытки, с остальными приходилось "эс как доллар, пэ как эр"
Позже (уже в должности нач. отдела) сказал всем (сотрудникам), чтобы они забыли свои "словесные" почтовые адреса и раздал состоящие из цифр (по типу:
[email protected]). Время каждого разговора сократилось чуть ли не на порядок (утрирую, конечно, но минут 5 точно высвободилось).
Оптимизация процесса, как показала практика, может быть разной.