Надо вот эту бумагу проверить на соответствие регламенту составления подобных бумаг.
А если такого регламента не найдется, поручить исполнителю такой регламент создать, и согласовать по типовой цепочке согласования регламентов, обозначить круг ответственных лиц, сроки исполнения и порядок взаимодействия ответственных, разбить на этапы и оформить в виде диаграммы Ганта к 12-08-2019: 10-00